意外と見えない自分のこと
（※これをガジェットと括るにはちょっとずれた感はあるのですが… そこは寛大な気持ちでご容赦くださいませ）
予定や納期などで遅れてしまいがちな方。
よく「見積もりの甘さ」を指摘されることが多くないですか？
どうして見積もりが甘くなってしまうのでしょう？ そこにはいくつかの要因があるとは思いますが、これ全て今のやり方を変えるだけで劇的に改善できるかもしれない…
今日はそんな話題です。
そもそもスケジュール帳、うまく機能していますか？
みなさんはスケジュール帳、うまく機能していますでしょうか？
営業さんなど、人と会うことの多い方にとっては最も使いやすく便利なアイテムのひとつだろうと思います。
ですが、デザイナーやクリエイターの皆さんはどうですか？
スケジュール帳ではうまく行かないこと、多いのではないでしょうか？
さくらくるみぎくり
当メンバーの「さくらくるみ」もそのひとりでした。
結構スケジュール帳にはびっしりと色々書き込むタイプなのですが、かなりの頻度で抜けが生じてしまって途方に暮れておりました。
これ、そもそもスケジュール帳を使っているから問題なんですよ。
スケジュール帳では管理できない？
クリエイターやデザイナーにとって、大事なことは予定通りに作業を進めること。
そのためには日々の作業を厳密に管理する必要があると思いませんか？
それ、スケジュール帳でできますか？
さくらくるみえ？ できるでしょ？
･･･と言って、失敗を繰り返してきたのが「さくらくるみ」さんです。
一見スケジュール帳は万能のように見えます。
もちろん単発やルーチンで発生する予定を管理することには非常に優秀なツールです。
しかしそれだけで十分なのでしょうか？
進捗管理を如何に行うかが重要
デザイナーやクリエイターに関わらず、とある仕事・事業を進めていく時に重要なことのひとつとして進捗管理と言うものがあります。
これは文字の通りで案件が予定通りに進むように管理することなのですが、この「予定通りにすすめる」という行為がどれだけ難しいかはみなさんも身に覚えがあるのではないでしょうか？
スケジュール帳に書いてるのにうまくできない
そういった方、多いと思います。ではそもそも、みなさんはスケジュール帳で進捗状況を管理しているのでしょうか？
残念ながらその答えは「NO」のはずです。残念ながらスケジュール帳だけでは期間中の状況を把握することはできません。
進捗を管理するためには今の状況が把握できる手法を取り込む必要があるのです。
その手法として重要なもの。それがWBSとガントチャートなのです。
WBSとガントチャート
WBSとはWork Breakdown Structureの略称で、簡単に言うとやることを細かくわけて表にしたものです。
例えば絵を描くと言ったときにはこんな感じでしょうか？
| No. | Title | 担当 | 開始日 | 完成日 | 期間 | 進捗度 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 構想・ラフ作成 | 自分 | 2021.09.10 | 2021.09.12 | 3日間 | 100% |
| 2 | ペン入れ | 自分 | 2021.09.13 | 2021.09.15 | 3日間 | 100％ |
| 3 | 微調整 | 自分 | 2021.09.16 | 2021.09.16 | 1日間 | 70％ |
| 4 | 着色 | 自分 | 2021.09.17 | 2021.09.21 | 5日間 | 0% |
| 5 | 色調整 | 自分 | 2021.09.22 | 2021.09.23 | 2日間 | 0％ |
| 6 | 初回提出 | 自分 | 2021.09.24 | 2021.09.24 | 1日間 | 0％ |
| 7 | リテイク | 自分 | 2021.09.26 | 2021.09.29 | 4日間 | 0％ |
| 8 | 最終チェック | 自分 | 2021.09.30 | 2021.10.01 | 2日間 | 0％ |
| 9 | 納品 | 自分 | 2021.10.01 | 2021.10.02 | 2日間 | 0％ |
どうでしょう？これだけでも進捗状況を把握しやすくなりませんか？
しかし実際はリテイク指示が返ってくるまでの期間が読めないなど予定にしづらい箇所も多いと思います。
そういった箇所は「過去の実績でこれくらい」とざっくりでも構いません。
後から修正すればいいだけですから。
ただ、これだけでは不十分です。
なぜなら視覚的には分かりにくいですし、他の案件が重なって表が複数になってしまうと、ごちゃごちゃしてしまってやっぱり状況が把握しづらくなってしまいます。
そこにガントチャートを加えます
ガントチャートとは主にプロジェクトの進捗状況を管理する棒グラフのことです。
やらならければならないこと、その工数といるやるのかのスケジュールをWBSで作成して、その横に時間軸の棒グラフを追加したもの。これがガントチャートです。
その日、自分がやらなければいけないことがぱっと分かりやすくなりませんか？
これであれば複数の案件が重なったとしても、自分にどれくらいの作業ウェイトがかかるのかも把握しやすくなります。
このようにやることを細分化してWBSを作成して、それを横軸のグラフにすること。
これを一般的にガントチャートと呼んでいます。
元々はプロジェクト管理ツール
このガントチャート、よく開発の現場などでよく使用されています。
例えば「建築現場で作業のスケジュール管理をするとき」、「プログラム開発をチームで行うとき」などによく使用されているものです。
なぜなら作業を細分化してどの作業を誰に割り当てると言ったことも、ガントチャートであれば分かりやすくなりますし、全体の作業進捗を把握しやすいため報告も容易になります。
やり忘れも防ぐことができます。
なのでスケジュール管理を担当している方はほぼ確実にガントチャートを使用しています。
なんだ、人や会社がたくさん関わっている時用のツールじゃないか。個人で使うには重すぎるよ･･･
いいえ、そんなことはありません。
社長さんの右腕として活躍されている秘書さんも、社長さんのスケジュールを効率よく管理するために使用したりもしています。
管理対象がひとりでも、自分でもこのガントチャートは有用なんです。
ほとんどの方は右腕となる秘書さんは残念ながらいらっしゃらないと思います。
人任せにできないのであれば、ここは諦めて自分で自分を管理するしかありません。
ガントチャートで自分管理
例えば「いつものよくある案件頂きました」とします。
その作業期間はどれくらいと見積もりますか？
仮に半月だとしましょう。
ではその半月の期間、あなたはそれに全力を注ぐだけでOKですか？
- お休みのこと考えていますか？
- 他の方との商談が入って時間が削られる可能性はありませんか？
- 体調を崩したらどうしますか？
- そういった万が一のことに備えて予備日を設けていますか？
- その次の案件のこと、考慮できていますか？
- 他の作業とのブッキングはありませんか？
その答えが、ガントチャートを作成すればちゃんと見えてくるはずです。
ガントチャートは予定表であるとともに、完了後は過去の実績にもなります。
つまり最初に引いていた予定が最終的にどうなったのか。その実績を毎日ガントチャートに反映させることが必要です。
そうすることで次回に多様な案件が来たときには過去の実績から、どのような作業スケジュールになるのかを思い出すことができます。
この実績の修正という行為、スケジュール帳では行いませんよね？
さらにこんどは複数の案件を入れていきましょう。
そうするとブッキングする箇所が発生したりします。さあ、どうしましょうか？
ガントチャートなら、予定の調整もやりやすくなりますよ。
ガントチャートはこんな感じでプロジェクトのコントロールをしています。
これを自分のために使用するわけですから、プロジェクトは「自分管理プロジェクト」と言ったところでしょうかね？
マルチタスクとは言うけれど･･･
良く効率よくテキパキと動く人っていますよね？
そういった人を「マルチタスクで動ける人」って言うの聞いたことありませんか？
それ、厳密に言うと誤りです。
だってマルチタスクって同時に何個も作業こなすことを言うんですよ？
右手でAの提案資料書いて、左手でBの報告書書ける人って見たことありますか？
私今までそんなすごい人と会ったことはありませんし、これから先も会うことはないと思っています。
じゃあこの場合のマルチタスクって何？
ってなるのですが、この場合のマルチタスクの人というのは
自分がやらなきゃいけないことの優先順位を正しく構成して的確に一つづつの作業を適切なタイミングでこなしていける人。
･･･これだと思うんです。
つまりちゃんとWBSとガントチャートが作成出来ていて、優先順位も理解した上でその日やらなければいけないことを把握できていると言うこと。
もう一度ガントチャートを見てみましょう。
例えば10月1日は3つの案件が重なっていることになりますよね。
- 案件Aの最終チェックの続き
- 案件Aの納品作業
- 案件Bの着色の続き
これ、どのようにすすめるのがいいでしょうか。
さくらくるみ案件Aの作業は明日確実に完了できるところまでは進めないと…
そうですね。
「納品＝締め切り」と考えるなら、案件Aの作業を明日には確実に完了できるラインまではすすめるべきでしょう。
その後で案件Bの作業に取りかかるのが良さそうです。
会社うさぎおーい、明日商談が入ったから参加してくれーい
さくらくるみふぁっ！？
どうやらお客様と商談の話が入ってきました。翌日2日にやるそうです。
どうしましょうか？
さくらくるみもしも長引いて時間なくなっちゃったら困るな…
2日は作業時間が減る可能性が高くなります。だとすると
さくらくるみ明日の納品が間に合わなくなったら大変だー
じゃあ案件A作業今日中に完了させないと！！
案件Aを今日中に片付ける方向に切り替えたようです。
そうすると案件Bの着色作業に影響が出てしまいそうですが…
さくらくるみ納期遅らせることは可能かな？確認してみよう。
できなければしばらく残業かな？
･･･こういったことがガントチャート上で把握できましたよね？
これを頭の中である程度構築できて的確に仕事を処理できる人。
これがマルチタスクの人です。
なかなかできるもんじゃない。だから書きましょう！
これ、なかなかできるもんじゃありませんよね？
だからガントチャートに書いて、『見たらわかる』状態を作りましょうってことなんです。
マルチタスクの達人には敵わないかもしれませんが、ガントチャートを作成・管理する手間だけで達人と同じ判断はできるようになるはずです。それだけでも失敗が減っていいことづくめなことは間違いありません。
そんなガントチャートですが、もちろんExcelで書くのもいいのですが、世の中便利なものでガントチャート作成ツールが用意されています。
amuseplanetではこちらを利用させていただいてます。
こちらを利用している理由としては
- ガントチャートを正しく入力・管理していればその日なにをすべきなのかはスケジュール形式でも表示できること。
- その日がどれくらい忙しくなるのかを視覚的に表示してくれること
- なにより初心者向けでメンバーが理解しやすいこと
- ５IDまでは無料で使えて連携も可能なこと
などのメリットから使わせていただいています。
ほかにもガントチャート作成ツールはたくさんあります。スマホアプリでできるものもあります。
是非ご自身にあったガントチャート作成ツールを見つけて『自分管理プロジェクト』を始めてみませんか？